Czy Twój zespół jest gotowy na zmiany?

Kochani,
Obserwując ostatnie tygodnie w Polsce i na świecie, nie sposób zaprzeczyć, że zderzyliśmy się z bardzo trudną sytuacją, którą każdy z nas odczuwa i przeżywa na swój sposób, silniej lub słabiej pokazując swoje emocje, nie tylko w kwestii stresu i niepokoju o zdrowie swoje oraz najbliższych, ale również o nieuniknione zmiany, które już zaczynają się dziać w naszej gospodarce, bezpośrednio wpływając na zahamowanie rozwoju biznesu i działalności firm. Mało kto z nas był przygotowany na tak szybkie i trudne podejmowanie decyzji i próbę adaptacji do nowych warunków. Również nie każdy z naszych liderów czy pracowników na takie zmiany reaguje dobrze, szczególnie w czasie panującej dookoła paniki. Podpytałem więc naszą specjalistkę w Leanpassion od ZARZĄDZANIA ZMIANĄ, Grażynę Potworę, jak do takich zmian należy podejść.

A wszystko, co powinniście wiedzieć o zarządzaniu zmianą, autorstwa Grażyny Potwory, będziecie mogli zobaczyć już na koniec kwietnia 2020 r. na www.leanovatica.com.

Fazy zmiany a zespół
Sprzeczne uczucia, które targają nami w trakcie wchodzenia w zmiany zbadano i zmierzono. Okazuje się, że większość z nas przeżywa zmianę podobnie. Doświadczamy porównywalnych emocji. Nazwano je, opisano i podzielono na fazy. W ten sposób powstała Krzywa zmiany Fishera. Mamy więc cztery fazy: wyparcie, zwane też przez psychologów zaprzeczeniem, potem następuje najbardziej burzliwa faza – opór, następnie – próby zwane eksperymentami i w końcu – adaptacja. Fazy te biegną w linii poziomej, która jest osią czasu, a na osi pionowej mamy efektywność pracy. W każdej fazie towarzyszą inne emocje i jako lider zamieniasz się w coacha, który w każdej z faz powinien w określony sposób reagować. Ale nie należy spodziewać się, że po ogłoszeniu konceptu zmiany, już dziś wszyscy będą w wyparciu, a po trzech tygodniach nagle cały zespół przekroczy tajemniczą niewidzialną linię i będzie agresywny w oporze. Przebieg faz, gwałtowność emocji i zachowania, które im towarzyszą, to sprawa bardzo indywidualna. Opór może przejawiać się zarówno złością, ale może wyglądać wręcz przeciwnie – jak wyciszenie. U jednej części grupy np. u tzw. innowatorów też buzują emocje, ale zmiana tak ich kręci, że możesz faz Fischera w ogóle nie zauważyć. Z kolei grupa późnego wsparcia zaczyna stawiać opór wtedy, gdy wydaje Ci się, że jesteście już w fazie adaptacji.
Dokładnie o każdej z tych faz i jak na nie reagować porozmawiamy w kolejnym wpisie. Dzisiaj skupimy się na tym, by ocenić, jakie zasoby mamy w swoim zespole, by z tak nagłą zmianę przejść jak najłagodniej.

Gotowość do zmian – 7 cech osobowości
Kiedy chcemy sprawdzić, jakich ludzi mamy w zespole, którzy z nich wykazują gotowość na zmiany i potrafią nawet z tak niespodziewanej sytuacji wyciągnąć najwięcej korzyści dla zespołu i firmy, musimy przeanalizować, czy i które z 7 cech gotowości do zmiany posiadają. Dzięki temu będziecie wiedzieć, w jaki sposób rozdzielić zadania i jak najskuteczniej kierować swoim zespołem. Oczywiście istnieje szereg testów, by to zrobić, ale najlepiej jeśli to Wy, drodzy Liderzy sami przyjrzycie się Waszym współpracownikom. Przy okazji sprawdzicie, czy i Wy, jako liderzy, potraficie adaptować się do nowych warunków, a nad rozwojem jakich cech powinniście zacząć pracować od zaraz.

Pomysłowość, optymizm czy podejmowanie ryzyka?
Gotowość do zmian to 7 konkretnych cech osobowości i albo je posiadasz, albo musisz nad nimi sporo popracować. Co ciekawe, zmianom sprzyja wysoki poziom każdej z nich. Wymieńmy i przeanalizujmy je więc po kolei.

1. Pomysłowość.
Ludzie pomysłowi potrafią wykorzystać każdą sytuację do własnych celów. Docierają do właściwych źródeł. Dostrzegają różne sposoby działania. Trudności w rozwiązywaniu problemów nie są dla nich wyzwaniem, a wartością. Niewielka kreatywność może oznaczać zbytnie przywiązanie do typowych sytuacji i utartych ścieżek, ale uwaga! Zbyt duża też nie ułatwia życia, bo „Pomysłowy Dobromir” często nie zauważa prostych i oczywistych rozwiązań, na których przecież opiera się Lean. Przysparza to wtedy więcej pracy, niż jest konieczne, by pójść do przodu i przejść przez zmianę.

2. Optymizm.
Optymiści prezentują pozytywny, a niekiedy wręcz entuzjastyczny stosunek do wszelkich nowości. W przeciwieństwie do pesymistów optymiści dostrzegają wokół siebie różnorodne możliwości i okazje. Pozytywnie interpretują rzeczywistość, ale znowu zbytni optymizm może oznaczać brak umiejętności krytycznego myślenia i w związku z tym możesz pakować się w sytuacje trudniejsze niż ten, kto ów optymizm ma na umiarkowanym poziomie.

3. Podejmowanie ryzyka, śmiałość.
Czy jesteś ryzykantem? Ryzykanci traktują życie jak wielką przygodę, kochają wyzwania, charakteryzuje ich ciągły ruch niepokój, nie znoszą poczucia stabilizacji i bezpieczeństwa. Pomyśl sobie na przykład o alpinistach, himalaistach, którzy po osiągnięciu kolejnych ośmiotysięczników, w drodze powrotnej już myślą o kolejnej niebezpiecznej wyprawie. To właśnie ci ryzykanci są zwykle twórcami i inicjatorami zmian, więc warto taką osobę mieć w swoim gronie. To oni podejmują działania innowacyjne i najefektywniej pracują w środowisku pełnym burz i zawirowań.

4. Pasja.
Pasja to rodzaj energii, która wzmacnia wszystkie pozostałe cechy sprzyjające zmianie. Pasjonaci rzadziej ulegają znużeniu, czy zmęczeniu. U progu trudnych zadań nie odczuwają lęku, lecz są pełni energii, ciekawości i entuzjazmu. Ale ponownie uwaga warta podkreślenia – bardzo wysoki poziom tej energii może oznaczać skłonność do trwania w bezsensownym uporze. Może też grozić szybkim wypaleniem zawodowym po iluś próbach, które zakończą się niepowodzeniem.

5. Zdolność adaptacyjna.
Ta cecha to kompilacja elastyczności i odporności. Dzięki elastyczności możliwe jest łatwe przystosowanie do zmiennych wymagań otoczenia. Ludzie elastyczni nie angażują się emocjonalnie w realizację celów i w związku z tym, nawet jeśli uznają je za własne, w każdej chwili mogą się oderwać i przerzucić na zupełnie inną ścieżkę. Odporność z kolei, to mniejsza wrażliwość na stres. Emocje w takim przypadku nie paraliżują. Tacy ludzie nadal myślą trzeźwo, rozumieją sytuację, w jakiej się znajdują i są w stanie działać. Popełnione błędy stają się dla nich wiedzą, jak należy coś robić, a nie powodem do załamywania rąk. Przypomnijmy sobie Edisona, który przeprowadził 11 tysięcy eksperymentów, zanim odkrył, że właśnie włókno węglowe, jest tym, co zapala żarówkę. Odporni nie przywiązują nadmiernej wagi do własnego statusu i funkcji. Istnieje jednak pewne ryzyko, że osoby zbyt adaptacyjne, mogą być nieco powierzchowne i niezbyt zaangażowane, a jeśli nie przywiązujemy się głęboko do niczego, to też nie będziemy mieli napędu, pasji. Zatem te dwie cechy mogą się znosić.

6. Pewność siebie.
Ta cecha oznacza zaufanie do własnych zdolności i możliwości. Ludzie o silnym poczuciu własnej wartości mają przekonanie, że panują nad swoim życiem, jeśli nawet mimo chęci, nie mogą zmienić rzeczywistości wokół siebie, to starają się ją maksymalnie wykorzystać. Pojedyncze niepowodzenia nie podważają ich wiary w siebie. Uczą się na błędach, wierząc, że bez porażek nie ma mistrzostwa. Natomiast ktoś zbyt pewny siebie skręca w zarozumiałość oraz odrzucanie opinii innych ludzi na własny temat, co może skończyć się porażką.

7. Tolerancja na niepewność.
Dla osób obdarzonych tą cechą jedyną pewną rzeczą jest to, że w dzisiejszym świecie nic nie jest pewne. Akceptują oni ten stan, wiedząc, że w realizacji każdego planu mogą pojawić się elementy nowe i zaskakujące, a ponieważ nie spodziewają się szybkich rozwiązań i prostych odpowiedzi, wykazują dużą cierpliwość i nie dokonują pochopnych ocen. Ale jak w pozostałych cechach, jest też druga strona medalu. Zbyt duża tolerancja na niepewność, może oznaczać trudności w doprowadzeniu zadań do końca, czy w podejmowaniu ostatecznej decyzji, bo przecież nigdy nie jesteśmy jej pewni.

Jak dobrze znasz swoich ludzi?
Pamiętacie kiedy omawialiśmy 3 najważniejsze zadania dla menedżerów, 3 najważniejsze zadania dla liderów w organizacji oraz to, w jaki sposób lider powinien zarządzać każdego dnia? Do tych bardzo ważnych zasad powinniście dodać znajomość talentów oraz mocnych i słabych stron ludzi w Waszych zespołach.

Dziś opowiedzieliśmy sobie o cechach, które tworzą prawdziwą mozaikę ludzkiej osobowości. Nad niektórymi z wymienionych cech można pracować. Pomysłowość możemy rozwijać ćwiczeniem nietypowych zachowań lub rozwiązywaniem łamigłówek. W przypadku optymizmu bardziej pomocne są afirmacje, wyobrażanie sobie pozytywnych zakończeń i odsunięcie się od defetystów i krakaczy. Z kolei tolerancja na niepewność jest trudna do zmiany i lider powinien raczej zadbać, aby mieć taką osobę w zespole.

Teraz, drogi Liderze, Twoja kolej. Sprawdź, na ile znasz swoich ludzi i możesz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy opisane cechy występują u osób w Twoim zespole (u Ciebie też!) i na jakim poziomie się rozwinięte. Dzięki temu świadomie rozdzielisz zadania na tak wymagający biznesowo i emocjonalnie czas, bo będziesz wiedział, czy tworzycie zespół, który biegnie w kierunku zmiany, czy może trzeba niektórych ciągnąć na drugą stronę? Powodzenia!

Trzymajcie się zdrowo!
Radek