Jak być zawsze o jeden krok przed innymi?

Cześć!
Na wstępie, bardzo Wam dziękuję za tak fantastyczny odzew po ostatnim wpisie na temat V konferencji Strategia LEAN (Jak rozwijać firmę i zwiększać zaangażowanie pracowników?). Hasło, na które otrzymacie 20% rabatu na bilety jeszcze przez chwilę będzie aktywne więc serdecznie zapraszam do skorzystania. A jeśli chcecie dowiedzieć się więcej informacji o prelekcjach i prelegentach, to powoli odsłaniamy karty na naszym wydarzeniu na Facebooku. Dołączyć możecie TUTAJ! Nasi prelegenci najlepiej wiedzą, jak być o jeden krok przed innymi w swoich branżach”¦ 🙂 Przekonajcie się sami już 19.11.2019r. w Warszawie.

Ci z Was, którzy regularnie czytają bloga (lub czytali książkę) zapewne pamiętają, jak omawialiśmy 3 krok strategii lean – KONSENSUS. Jeśli zaglądacie tutaj po raz pierwszy albo nie pamiętacie o co w tym kroku dokładnie chodziło odsyłam Was do wpisu: ZROZUM, CO TERAZ STANOWI WARTOŚĆ DODANĄ – KROK 3 STRATEGII LEAN. Dzisiaj chciałbym Wam pokazać, jak przejść przez pierwszą fazę uzyskania zgody interesariuszy, co do tego, jakie są fakty, czyli ONE STEP AHEAD. Dlaczego ten etap jest nam tak potrzebny, mimo, że kiedyś sądziłem, że to czyste marnotrawstwo? Zaraz to Wam wyjaśnię.

TRZY FAZY KONSENSUSU
Konsensus to nic innego, jak uzyskanie zgody wszystkich zainteresowanych procesem, czyli menedżerów, pracowników, liderów, kierowników, związków zawodowych, co do tego, jakie są fakty. W naszym leanowym rozumieniu faktem będzie to, ile jest cukru w cukrze, tzn. jaki jest procent wartości dodanej, a jaki jest procent marnotrawstwa w procesie.

By uzyskiwanie zgody co do faktów było możliwe, musimy przejść przez aż trzy fazy:

– Jeden krok przed innymi (ang. One step ahead),
– Konsensus,
– Parafrazę konsensusu.

Każda z tych faz ma oczywiście swoje etapy i wygląda to następująco:

Jak być o jeden krok przed innymi?
Celem pierwszej fazy jest przygotowanie się do przeprowadzenia zespołu przez cały konsensus. Nie zrobimy tego jednak bez poznania faktów. Musimy najpierw zmierzyć procesy. Powiedzmy, że przeznaczymy na ten etap dwa tygodnie, bo dzięki analizie wstępnej zapoznaliśmy się z procesem, zbudowaliśmy hipotezy i przez to jesteśmy jeden krok przed naszymi pracownikami. Jak się do tego zabrać?

1. PORTFOLIO PROCESÓW
Naszym pierwszym zadaniem jest rozpisanie wszystkich procesów zachodzących w firmie w taki sposób, by mogły się zmieścić na jednej kartce A3. Co oznacza, że musimy wznieść się na odpowiedni poziom ogólności. Moim zdaniem we wszystkich firmach zachodzą takie same procesy, z czym oczywiście możecie się zgodzić lub nie. Są to procesy:

– biznesowe – zarabianie pieniędzy (Order-to-Cash) i wydawanie ich (Source-to-Pay),
– wspierające – HR, administracja, finanse, IT.

W większości firm jednostronicowe portfolio procesów udaje się przygotować w jeden dzień. Jeśli poświęcacie na to więcej niż dwa dni, to znaczy, że jesteście zbyt szczegółowi. Do dzieła! 🙂

2. WYBÓR PROCESU/PROCESÓW DO KONSENSUSU
Drugie zadanie to wybór z portfolio jednego, ewentualnie dwóch procesów, dla których będziemy przeprowadzać konsensus. Nie musi być to proces najbardziej skomplikowany, ale najlepiej wybrać taki, który ma dużą wagę biznesową (dobrze by było, aby przychody z niego miały nie mniej niż 20%). Przecież firma angażuje czas i pieniądze w transformację, dlatego dobrze by było, żeby miała zwrot z tej inwestycji. W 90% przypadków jest to główny proces biznesowy. Ważne też, aby od samego początku konsensus obejmował cały proces End-to-End. Tylko w takim przypadku możemy liczyć na późniejsze skrócenie czasu przejścia, znaczny wzrost wartości dodanej oraz eliminację silosów. I tylko takie podejście gwarantuje, że zmianę zauważą nasi klienci.

3. JEDEN KROK PRZED INNYMI – ONE STEP AHEAD
Na tym etapie wybrane osoby przechodzą przez proces End-to-End i robią jego wstępną analizę, przeprowadzają pomiary, formułują hipotezy, przygotowują pytania. Najczęściej zespół rysuje uproszczoną mapę stanu obecnego. Tutaj liczba pomiarów jest niewielka – mierzy się jeden, dwa czasy cykli na każdy etap. Nie chodzi o to, aby dowiedzieć się dokładnie, jak wygląda proces z jego wszystkimi wariantami. Istotne jest, aby zorientować się w sytuacji i wypracować pomysł na konsensus. Stąd właśnie wzięło się pojęcie „jeden krok przed innymi”. Osoby biorące udział w tym etapie staną się przewodnikami grupy, którzy wiedzą, po jakim terenie przyjdzie im się za chwilę poruszać.

4. POMYSŁ NA KONSENSUS
Po to, by wypracować pomysł na konsensus, organizujemy zazwyczaj jednodniowy warsztat, którego produktem końcowym jest tzw. Karta Konsensusu. W pracach nad Kartą Konsensusu biorą udział wszyscy uczestnicy ONE STEP AHEAD. Warto również zaprosić wybranych przedstawicieli kadry zarządzającej

5. KOMUNIKACJA
Podczas warsztatów, w ramach których powstaje Karta Konsensusu, planuje się również komunikację działań w organizacji. Najczęściej stosowaną i najlepszą formą są plakaty rozwieszone na terenie całej firmy. Warto też uzupełnić ten przekaz informacyjnym e-mailem do pracowników. Oczywiście, jako zwolennicy komunikacji bezpośredniej, namawiamy, by menedżerowie oraz liderzy wprowadzili szczegółowo pracowników w temat prac. Jaki jest cel? Co i kiedy będziemy robić? Jakie są poszczególne role i ile będzie to trwało? Warto odwoływać się przy tym do wcześniejszych działań – kontekstu biznesowego oraz kierunku. Dzięki temu pracownicy będą zorientowani, że jest to kolejny element transformacji.

O krok od wartości dodanej
Kiedy upewnicie się, że wszystkie 5 kroków pierwszej fazy spełniliście z należytą starannością, czas przejść do następnej fazy i jej dwóch etapów – Mapy strumienia wartości dla klienta i dla procesów. Te dwa punkty tłumaczyłem już kilka tygodni temu, dlatego już dziś zapraszam Was do wpisu JAK STWORZYĆ MAPĘ STRUMIENIA WARTOŚCI?.

Pamiętajcie, że konsensus to nie analiza stanu obecnego. Jednak dzięki omówionemu One Step Ahead, dzięki zmierzeniu procesu, zebraniu danych możemy zadawać dobre pytania, by uzyskać zgodę wszystkich zainteresowanych co do tego, jakie są fakty. Po to, by w przyszłości móc osiągnąć konsensus. Dzięki przejściu przez fazę One Step Ahead wiemy, jak pokierować naszych pracowników, w którym miejscu mają stanąć i co należy zrobić, by i oni nauczyli się widzieć to, co my dostrzegliśmy, oglądając cały proces z boku. Pracownicy mogą sami zmierzyć proces, nagrać go, a potem przeanalizować i omówić. Dzięki temu nauczą się wyszukiwać marnotrawstwa i dostrzegać to, co stanowi w tej chwili wartość dodaną.

Uwierzcie mi, warto zrobić ten jeden krok, który daje nam ogromną przewagę.

Spróbujcie 🙂 A jeśli macie pytania, to jestem do dyspozycji.
Radek