5R, czyli jak stworzyć EFEKTYWNE ZESPOŁY w Twojej organizacji

Drodzy Czytelnicy!
Wróćmy na chwilę do jednego z pierwszych wpisów na blogu. Pamiętacie, jak pokazywałem Wam, że tylko 5% członków zarządu, menedżerów zna misję, wizję, wartości i cele strategiczne swoich firm (Audyt Strategii Lean 2013-2018)? Skoro pozostałe 95% odpowiedzialnych za funkcjonowanie organizacji osób nie wie, dlaczego firma istnieje, to trudno oczekiwać, by pracownicy byli zmotywowani do pracy i by czerpali z niej satysfakcję. Ten stan nazywam pierwszą patologią biznesową: SILOSY – My i Oni.

Właśnie nieznajomość misji, wizji i wspólnych celów jest symptomem silosów. Nie znam organizacji, w której nie byłoby podziału na departamenty, funkcje, działy. To silosy wertykalne, z których większość menedżerów zdaje sobie sprawę. Mało kto jednak wie, że najbardziej destrukcyjny dla organizacji jest silos horyzontalny, czyli podział na tych, co zarządzają i na tych, co pracują. Nazywam go istnym murem berlińskim.

Mistrzowskie narzędzie
Zastanawiacie się pewnie teraz, co, w krótkim czasie, może nam pomóc w stworzeniu firmy, w której każdy wie i rozumie, swoją rolę w organizacji. Otóż, wspominałem Wam już przy okazji wpisu o modelu przywództwa LEADERSHIP 734, że 7 w nazwie naszego modelu oznacza 7 kroków kaskadowania i komunikacji strategii, dzięki którym możemy wpracować wspólne cele w organizacji. Właśnie 7 krok, czyli komunikacja opiera się na metodzie 5R – Efektywne Zespoły, którą chciałbym Wam dzisiaj przybliżyć.

5R – Efektywne Zespoły, to świetne narzędzie, którego nauczyliśmy się, przeprowadzając transformację u jednego z naszych klientów w Danii. Dowodem na to, jak dobre i skuteczne jest to narzędzie, jest to, że używamy go w naszej firmie do dziś. Dlatego gwarantuję Wam, że wystarczy chwila skupienia na metodzie 5R, by efekt zaskoczył Was bardzo pozytywnie.

Sport – najlepszą inspiracją dla biznesu
Narzędzie 5R wykorzystuje się na rożnych szczeblach organizacji (więcej na ten temat znajdziecie w książce), ale my skupimy się dzisiaj na poziomie lider i jego pracownicy. Aby lepiej je zobrazować, poproszę Was, żebyście wyobrazili sobie drużynę piłkarską i boisko do piłki nożnej. Na boisku, podobnie jak w firmie, o sukcesie decyduje praca całego zespołu. Wiemy, że poszczególni gracze mogą mieć znaczący wpływ na grę drużyny i ostateczny wynik, ale za zwycięstwo zawsze odpowiedzialny jest cały zespół. Zarówno w firmie, jak i w drużynie wszyscy muszą znać swoje role i wspólnie walczyć o wynik końcowy. Tylko w ten sposób można pokonać przeciwników.

Metoda 5R to nic innego, jak przeniesienie zasad funkcjonowania zespołów sportowych do biznesu, dlatego w mojej ocenie jest to jedno z najlepszych narzędzi leadershipowych. To pięć elementów, które nie tylko doskonale nadają się, jak już wspominałem, do komunikacji czy parafrazy strategii firmy, ale również pozwalają na stworzenie efektywnego i angażującego środowiska pracy. A przecież wiemy, że to klucz do sukcesu całej organizacji.

5R to”¦
1R – KIERUNEK (z duńskiego RETNING) – na początek zespół definiuje wspólne cele, które powinien osiągać, by wspierać cele strategiczne firmy.

2R – RAMY – następnie określamy ramy, czyli strukturę, procedury, procesy, w których powinien pracować zespół. Możemy je zwizualizować jako linie boiska, które określają zakres działania. Poza tym ustalamy zakres decyzyjności (opis stanowiska) i cel indywidualny.

3R – ROLE – wyznaczamy je każdemu członkowi zespołu (pozycje gry na boisku) oraz określamy. poziom umiejętności (za pomocą matrycy kompetencji). To zdecydowanie ułatwi zrealizowanie wspólnych celów.

4R – REGUŁY – twarde zasady postępowania (reguły gry), standard pracy oraz współpracy, zapewnią konsekwentne i spójne realizowanie zadań.

5R – RELACJE – ostatni element to zdefiniowanie przez zespół zachowań, które sprzyjają budowaniu atmosfery zaufania, wsparcia i pracy zespołowej.

Poniżej dwa przykłady kontraktu 5R. Pierwszy (po lewej) został opracowany i podpisany przez pracowników zespołu w jednym z BPO. Pracownicy wspólnie z liderem jasno wyznaczyli Kierunek swoich działań (cele), określili Ramy, Role, Reguły i Relacje, którymi będą się kierować w codziennej pracy. Drugi (po prawej) został zawarty na poziomie strategicznym w firmie Fresh Logistics Polska.

Nie ma efektywnych zespołów, bez odpowiedzialnego lidera
Sami widzicie, że 5R w praktyce jest niezwykle proste! To wypracowany wspólnie przez wszystkich pracowników plakat, na którym rozrysowują wspólne cele (oczywiście, ja jestem zwolennikiem ręcznie malowanych plakatów. :)). Najważniejszym momentem jest podpisanie go przez wszystkich – zarówno przez lidera, którego w ten sposób, oficjalnie możemy zobowiązać do odegrania swojej roli, jak i pracowników.

Kontrakt 5R powinien być robiony raz do roku, najlepiej po ustaleniu budżetu i wyznaczeniu celów. Dzięki zaangażowaniu całego zespołu w jego tworzenie mamy pewność, że nikt niczego nie będzie musiał się domyślać, bo każdy doskonale wie, jakie jest jego miejsce w zespole. W taki sposób warto rozegrać mecz i motywować zespół do wygranej. 🙂

Polecam, spróbujcie stworzyć go we własnych zespołach i zobaczycie jak szybko przyjdą pierwsze efekty.

Dobrego tygodnia!
Radek

PS 5R świetnie sprawdza się również w domu, kiedy chcemy osiągnąć jakieś wspólne, rodzinne cele. Może to dotyczyć obowiązków domowych, szkolnych itp. Rodzinne malowanie takiego plakatu to niezła zabawa, ale przede wszystkim przekazanie odpowiedzialności na każdego członka rodziny za osiąganie wspólnego sukcesu. 🙂