Stwórz warunki do normalnej pracy – Krok 5 STRATEGII LEAN

Drodzy Czytelnicy,
dzisiejszym wpisem kończymy krótki opis pięciu kroków strategii lean. Niestety, tutaj nie mamy miejsca na długie rozważania, dlatego wpisy te powinniście traktować jako wstęp do każdego etapu, jego ogólną charakterystykę. Mam nadzieję, że dadzą Wam możliwość zobaczenia problemu i jego rozwiązania (więcej informacji i przykładów w książce).

Przejdźmy więc do ostatniego etapu, czyli eliminacji Patologii nr 5 – Doskonalenie przeszkadza biznesowi, czyli 9 na 10 transformacji kończy się po okresie pilotażu. Warunek docelowy, który chcemy tutaj osiągnąć to 100% pracowników świadomie realizuje kontekst biznesowy firmy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo, czyli doskonalą firmę zgodnie ze swoją rolą.

STRATEGIA LEAN – PRZEWAGA KONKURENCYJNA
W wyniku przeprowadzenia firmy przez kroki: refleksja strategiczna, kierunek, konsensus, Leadership 734 stworzyliśmy wreszcie warunki do tego, by móc myśleć o lean jako o trwałej przewadze konkurencyjnej. Jeśli tyko podeszliście do tego poważnie i skoncentrowaliście się na tym, by każdy krok zapewnił odpowiedni warunek docelowy, jesteście gotowi, by pracować normalnie.

Zanim do tego przejdziemy, jeszcze raz wróćmy do przypomnienia sobie, po co to robiliśmy, tj. jakie warunki docelowe udało nam się osiągnąć dzięki pierwszym czterem krokom procesu budowania strategii lean.

Refleksja strategiczna: 100% menedżerów wierzy, rozumie i wspiera kontekst biznesowy firmy.
Kierunek: min. 80% pracowników zdecydowało, jak chciałoby pracować.
Konsensus: 100% interesariuszy zgadza się co do tego, jaki jest obecnie % wartości dodanej w procesach.
Leadership 734: 100% liderów przewodzi w ten sam sposób – wszyscy mają wspólne cele, nikt niczego nie musi się domyślać, każdy rozumie swoją rolę w realizacji kontekstu biznesowego.

To właśnie dzięki tym krokom, a dokładniej rzecz ujmując, dzięki osiągnięciu wyżej wymienionych czterech warunków docelowych, możemy myśleć o trwałym zaangażowaniu wszystkich pracowników w świadomą realizację strategii firmy oraz doskonalenie w jednym czasie. Stworzyliśmy takie środowisko pracy, w którym ludzie i liderzy mogą pracować zgodnie ze swoją partykularną rolą, realizując wspólne cele i eliminując marnotrawstwo za każdym razem, kiedy je zidentyfikują. Taką sytuację nazywam normalną pracą. Wszyscy są zaangażowani w budowanie katedry a PRACA = PRACA + LEAN.

Jak doskonalić procesy?
Jedyne, co nam pozostaje, to zaprojektowanie własnego systemu doskonalenia procesów, czyli sposobu, w jaki nasza organizacja będzie rozwiązywać problemy – tzw. modelu doskonalenia oraz modelu zarządzania. I to jest właśnie piąty krok naszego procesu transformacji strategicznej.

Model Toyoty
Czy zastanawialiście się kiedykolwiek, dlaczego Toyota jest tak bardzo otwarta na wizyty innych firm, nie wyłączając oczywiście bezpośrednich konkurentów. Czyżby nie mieli nic do ukrycia? Czy też zrozumienie ich sposobu pracy jest trudne i czasochłonne? Kiedy większość ludzi chodzi na skróty i doszukuje się przyczyn wygrywania tej firmy w narzędziach, takich jak: kanban, smed, poka-yoke, jidoka itp., prawdziwy sukces Toyoty wynika z dość specyficznego, jedynego i niepowtarzalnego sposobu współpracy -PRACA oraz DOSKONALENIE – pracowników i ich liderów. Ten sposób współpracy opiera się na dwóch modelach, wzorcach postępowania wszystkich pracowników firmy:

– MODEL DOSKONALENIĘ nazywanego w Toyocie KATA DOSKONALENIĘ
– MODEL ZARZĄDZANIA (zachowania liderów na co dzień), nazywanego w Toyocie KATA COACHINGU.

W tym temacie polecam Wam też doskonałą pozycję Mike”™a Rothera – Toyota Kata.

Czas wybrać narzędzia i model zarządzania
Nie będę ukrywał, że projektując poszczególne kroki strategii lean, wiedziałem od początku, jak będzie wyglądał krok nr 5. Nie miało sensu wymyślanie na nowo czegoś, co istnieje i działa od lat i to w firmie, która jest wzorem do naśladowania, jeśli chodzi o ciągłe rozwiązywanie problemów. Nie chodziło mi o to, żeby skopiować Toyotę 1:1, ich model doskonalenia i model zarządzania jest naprawdę trudny do zrozumienia. Zapożyczyłem natomiast pomysł, żeby doskonalenie w każdej firmie opierało się właśnie na wymyślonym przez tę firmę, jej własnym, jedynym i niepowtarzalnym sposobie doskonalenia procesów oraz jej własnym, jedynym i niepowtarzalnym sposobie zarządzania (zachowania liderów na co dzień).

Krok piąty to właściwy moment na to, by wybrać odpowiednie narzędzia lean, umożliwiające poprawę przepływu i stabilizację procesów. Narzędzia, które pasują do naszych marnotrawstw, a nie jak wspomniałem na początku, gotowy zestaw, od którego zaczyna większość. Krok piąty to też odpowiedni moment, by zaprojektować sposób zachowania liderów na co dzień, który będzie motorem napędowym całego systemu rozwiązywania problemów. Spróbujcie na moment zabrać liderów z GEMBĘ przekonacie się, że doskonalenie natychmiast ustaje. Niestety, ze strategią lean jest jak z pielęgnacją ogrodu. Nawet jeśli pracowaliśmy latami, wystarczy, że odpuścimy na moment i cała praca na marne.

Normalna praca jest możliwa
Reasumując, piąty krok procesu budowania strategii lean polega na wypracowaniu: Modelu doskonalenia, tj. wybranego przez organizację standardowego sposobu pracy oraz równolegle standardowego sposobu doskonalenia tej pracy. Czyli jak będziemy dodawać wartość oraz jak często i jakimi metodami, będziemy w tym samym czasie realizować cykl doskonalenia (identyfikować i eliminować marnotrawstwo).

Praca = Praca + Lean oraz:
Modelu zarządzania, tj. wybranego przez organizację standardowego sposobu, w jaki powinni zarządzać (zachowywać się na co dzień) liderzy, aby pracownicy świadomie realizowali kontekst biznesowy przy jednoczesnym zapewnieniu funkcjonowania odpowiedniego modelu doskonalenia.

Ciągłe doskonalenie nie ma końca!
Etap projektowania modelu doskonalenia i modelu zarządzania trwa na ogół nie dłużej niż trzy miesiące. Jednak samo ciągłe doskonalenie (ciągłe rozwiązywanie problemów) to nigdy niekończąca się historia. Od tego momentu to nowy sposób funkcjonowania organizacji, pomysł na wygrywanie na rynku, a warunek docelowy dla tego kroku, a właściwie warunek docelowy podsumowujący wszystkie pięć kroków to:

100% pracowników świadomie (zgodnie z rolą) realizuje kontekst biznesowy firmy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo. Praca = Praca + Lean

Małe podsumowanie znajdziecie na schemacie poniżej. 🙂

PODSUMOWANIE
Kochani, tym sposobem zakończyliśmy (tak jak pisałem, bardzo wstępne!) analizowanie budowania STRATEGII LEAN, czyli 5 kroków transformacji strategicznej, prowadzące do osiągnięcia 5 warunków docelowych. Dzięki temu eliminujemy 5 patologii biznesowych. Podsumowując nasze 6 ostatnich wpisów:

– Strategia Lean to stworzenie takich warunków funkcjonowania organizacji, w której wszyscy pracownicy są zaangażowani we wspólne wygrywanie.
– Cel to wynik a warunek docelowy to wskaźnik charakteryzujący środowisko pracy po wyeliminowaniu problemu (patologii biznesowej), pozwalający na osiągnięcie tego wyniku. Dzięki temu zarządzamy przez środki zamiast przez rezultaty.
– Dom strategii lean zawsze budujemy od dachu. W ten sposób prowokujemy sytuację, w której brak dołożenia pozostałych elementów budowli staje się ciężarem dla organizacji.
– Nie można przechodzić do kolejnych kroków, jeżeli nie jesteśmy pewni, że zrealizowaliśmy konkretny warunek docelowy dla tego etapu transformacji.
– Nie przechodzimy do kierunku, jeśli tylko 90% gremium strategicznego wierzy, rozumie i wspiera kontekst biznesowy.
– Nie każda firma musi przejść pełną transformację strategiczną. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić diagnozę organizacji pod kątem występowania pięciu patologii biznesowych, a dopiero wówczas projektować proces stawania się lean.
– Wielkie firmy, szczęśliwi ludzie. Strategia lean ma nas doprowadzić do sytuacji, w której wszyscy wspólnie wygrywają. Wyniki mają być doskonałe, a pracownicy zadowoleni, spełnieni i zaangażowani. Bo w wielkich firmach ludzie nie mogą doczekać się poniedziałków.

Na koniec dodam, że w najnowszym numerze wydania specjalnego WYSOKICH OBCASÓW – PRACĘ znajdziecie świetny artykuł Marty Piątkowskiej, do którego miałem przyjemność udzielić wypowiedzi eksperckiej. Przeczytacie tam, o tym co powinien zrobić lider, kiedy sytuacja z pracownikami wymyka mu się spod kontroli. Polecam Waszej uwadze! 🙂

Do zobaczenia za tydzień!
Radek