MIT nr 5 – LEAN to projekt

Kochani!
Sporo swojego czasu poświęcam na to, by uświadamiać menedżerom, czym LEAN NIE JEST. Pięć mitów, z którymi tak mocno walczę, uniemożliwia prawidłowy rozwój firmy. Pewnie znowu Was zaintryguję albo zirytuję, tłumacząc, że MITEM jest, że LEAN to projekt. To zdecydowanie wisienka na naszym torcie.

Przekonajcie się, dlaczego.

PROJEKT ZRYWU
Kiedy powołany zostanie dedykowany zespół ds. doskonalenia, powierza mu się projekt do zrealizowania. Najczęściej w jednym wybranym obszarze (silosie) firmy. Dedykowany zespół praktycznie w 100% oznacza rozumienie doskonalenia w kategorii przeprowadzenia jednorazowego projektu. A projekt, jak wiecie, ma pewne ramy czasowe, swój początek i koniec. I wybranych uczestników (zespół ludzi) oraz postać „pospolitego ruszenia”, krótkotrwałego zrywu. Jak to wygląda? Pracownicy gromadzą się w salach, analizują procesy, poszukują problemów. Zupełnie jak w projekcie „kosiarka”, o którym wspominałem TUTAJ. Po ogłoszeniu sukcesu projektowego, wracamy do swoich przyzwyczajeń, starych nawyków. Zapominamy o tym, że najtrudniejszym elementem zmiany jest utrzymanie jej trwałości!

Stawanie się lean
Najważniejszy jest ciągły proces doskonalenia, czyli stworzenie takiego standardu pracy i myślenia, który zapewnia przepływ pracy oraz odpowiednią reakcję zespołu w sytuacji wystąpienia problemu. Stawanie się lean pozornie może przypominać projekt, ponieważ składa się z kilku następujących po sobie kroków (mówimy tutaj o czterech pierwszych krokach budowania strategii lean):

1. Zrozumieć kontekst biznesowy.
2. Poprosić pracowników, by nadali kierunek wszystkim procesom.
3. Ustalić konsensus dotyczący stanu obecnego.
4. Ustandaryzować przywództwo (np. w oparciu o L734).

W ten sposób stwarzamy warunki do doskonalenia jako ciągłego procesu, czyli naszego modelu pracy, zarządzania i myślenia na co dzień – krok 5.

Unikanie efektu jojo
Zapewne często Was pytają: A co się stanie po wyeliminowaniu tych wszystkich marnotrawstw?. Spokojnie, życia nam wszystkim nie wystarczy na zidentyfikowanie wszystkich, choćby tylko w jednej firmie. Toyota robi to od kilkudziesięciu lat, a mimo to nieustannie poddaje procesy refleksji, kwestionując status quo nawet co parę minut.

Z lean jest jak z dietą. Możesz osiągnąć szybki efekt, stosując dietę cud. Co jednak, jeśli osiągniesz oczekiwany rezultat i wrócisz do starych nawyków żywieniowych? Grozi Ci efekt jojo. Utrzymasz smukłą sylwetkę, jeśli na stałe zmienisz styl życia i sposób odżywiania. To codzienna praca, pielęgnacja i cholerna dbałość o wszystkie szczegóły. Z lean jest identycznie. To nigdy niekończąca się historia.

LEAN TO NIE PROJEKT, BO NIE MA KOŃCA
Kiedy klient pyta mnie, jak długo będziemy musieli się zajmować tym doskonaleniem, zawsze odpowiadam: To zależy od tego, jak długo chcecie, żeby Wasi ludzie myśleli?. Podkreślmy więc: Lean to nie projekt, bo nie ma końca! To nigdy niekończący się proces, oparty na codziennym kwestionowaniu status quo i weryfikowaniu hipotez, czyli zachęcaniu ludzi do stałego zgłaszania i rozwiązywania problemów.

PRACA = PRACA + MYŚLENIE

Przewodzenie przez okazywanie szacunku
W praktyce wygląda to tak, że pracownik podczas pracy zauważa problem i go zgłasza, np. przez podniesienie ręki do góry. Podchodzi do niego lider i mówi: Dziękuję Ci za zgłoszenie problemu, zastanówmy się, jaka jest jego przyczyna i jak możemy go rozwiązać.

Jestem ciekawy, czy macie tak w swoich firmach.

Dzięki temu buduje się doskonałą relację pracownik-lider, której sednem jest wspólne zrozumienie, a następnie rozwiązywanie problemów. Właśnie dlatego ów lider musi być przez większość czasu w miejscu, gdzie pracują jego ludzie. Wyobrażacie to sobie? Lider dziękuje pracownikowi za zgłoszenie problemu. Tutaj nie ma miejsca dla ego-menedżerów i dlatego jestem zwolennikiem selekcji na wszystkich szczeblach zarządzania.

Pozostaje do omówienia kwestia tak ważnych z punktu widzenia członków zarządu, top managementu, przeglądów, czyli weryfikacji statusu prac. W takim razie, co z komitetami sterującymi? Czy wyobrażacie sobie, że pracownicy będą dostarczać Wam w prezentacjach PowerPoint informacji, czego dokonali? No nie. Jeśli chcecie się dowiedzieć, jak idzie, to udajcie się po prostu do miejsca, gdzie wszystko widać jak na dłoni. Tam, gdzie ludzie wspólnie dodają wartość i rozwiązują problemy. Mam nadzieję, że wiecie już, gdzie jest to miejsce?

5 MITÓW NA TEMAT LEAN – PODSUMOWANIE

Lean to nie jest zestaw gotowych narzędzi
Nie zaangażujesz ludzi do wspólnego rozwiązywania problemów, jeśli będziesz im narzucał niezrozumiałe dla nich narzędzia. Znajdź marnotrawstwo, a narzędzia dostaniesz w prezencie!

Lean to nie szybsza praca
Zastąp marnotrawstwo wartością, zamiast zmuszać ludzi do szybszej pracy. Jak? Najpierw zidentyfikuj i wyeliminuj marnotrawstwo, a kiedy zaoszczędzisz czas, wypełnij go nowymi zlecaniami. Pracuj mądrzej, a nie w większym tempie.

Lean to nie szkolenia
Zbuduj treningi w GEMBĘ zamiast indoktrynować ludzi w salach szkoleniowych. Zawsze ucz się, praktykując w GEMBA. 20% inspiracji, a 80% treningu to klucz do sukcesu.

Lean to nie jest dedykowany zespół
Zdefiniuj właściwe role dla wszystkich, żeby każdy był zaangażowany w wygrywanie. Zadbaj o to, żeby ludzie rozumieli i dobrze grali swoje role w firmie.

Lean to nie projekt
Zbuduj proces ciągłego doskonalenia, zamiast tylko realizować projekty. Zdefiniuj standardowy model doskonalenia i standardowy model zarządzania, by mieć lean na stałe w swoim DNA.

Bądź w GEMBA
Okaż szacunek, zadawaj pytania. Nie ma czegoś takiego jak doskonalenie bez obecności lidera. Zapewnij kombinację pracy, w której zawsze, kiedy ktoś pracuje, ktoś inny obserwuje.

Wiara, pokora, determinacja
Lean zaczyna się w sercu, więc jeśli nie wierzysz, nawet nie zaczynaj przygody. Potrzebujesz pokory, gdy pierwsze sukcesy przychodzą dość łatwo. Determinacja to z kolei cecha, która wyróżnia zwycięzców w całej tej zabawie.

I jak? Zgadzacie się ze mną w temacie mitów? Zapraszam do dyskusji poniżej!

Do zobaczenia za tydzień!
Radek