MIT nr 1 – LEAN to zestaw narzędzi

Kochani!
W poprzednim wpisie omówiłem sytuacje, które najbardziej frustrują Polaków w pracy (na podstawie danych pochodzących z aplikacji Sherlock Waste). Zakładacie pewnie, że teraz, by poprawić sytuacje pracowników i samej firmy, wystarczy tylko wybrać narzędzia konieczne do wdrożenia lean”¦ Nic bardziej mylnego. Zobaczcie sami.

GDZIE TU HACZYK?
Wyobraźcie sobie Heńka (prawą rękę właściciela polskiej firmy), który wchodzi do gabinetu szefa i mówi:
– Szefie, może byśmy zrobili leana?
– Heniek, biznes kuleje, nie ma nowych zamówień, daj chłopie spokój z rybami. Nie mam głowy do wędkowania – odpowiada zniechęcony właściciel.
– Nie lin, tylko l e a n, Panie Prezesie – wyjaśnia Heniek, a szef spogląda na niego podejrzliwie, czekając na wyjaśnienie.
– To takie supernarzędzia do zarządzania firmą. Jeśli będziemy ich używać, to nikt nas nie dogoni. Jak da mi Pan pięć minut, to powiem z grubsza, o co chodzi. – Heniek wygląda na pewnego siebie, a właściciel, nie mając nic do stracenia, zgadza się. Pracownik wybiega z gabinetu, a po chwili wraca, ciągnąc za sobą ciężki worek z narzędziami.
– Szefie, lean to 5S, Poka-Yoke, TPM, TQM, 6Sigma, QFD, SMED, hejunka, jidoka, just in time, FMEA”¦ – wylicza. Kiedy liczba narzędzi przekracza już kilkanaście, prezes nie wytrzymuje:
– Zwariowałeś?! Nawet jeśli to rzeczywiście działa, to co niby mamy z tym wszystkim zrobić?
– Jak to co? Trzeba wybrać trzy, cztery i na nich oprzeć nasz system produkcyjny. Z nimi prześcigniemy konkurencję
– przekonuje Heniek. Prezes zastanawia się chwilę, drapie się po głowie, wierci się w fotelu. W końcu mówi:
– No dobrze, niech będzie. Co nam szkodzi. Ale ja wybieram pierwszy. Biorę 5S. – A ja SMED – decyduje Heniek.
– No to jeszcze TPM – rzuca szef. I tak oto powstaje H O S, czyli Heniek Operation System. Następnie obaj udają się ze swoim HOS-em do pracowników i oznajmiają im, że teraz stawiają na lean. Na pytanie, czym ten lean jest, prezes wyjaśnia:
– Jak to czym? 5S, TPM i SMED.
Ludzie czują niepokój, ale spoglądają na siebie z nadzieją, że niedługo im przejdzie.

WOREK NARZĘDZI
Ostatnio spotkałem się z podobną sytuacją, kiedy jedna z lean menedżerek z ogromnym zapałem opowiadała, jak to w firmie stosują coraz to nowe narzędzia. Aż mnie korciło, żeby zapytać, ile pracownicy z tego ogarniają. Nie zrozumcie mnie źle, ale opieranie wdrożenia na z góry upatrzonym zestawie narzędzi prawie zawsze prowadzi do tego samego. Nikt, oprócz Heńka, nie wie, o co kaman. Dla niektórych z Was H O S brzmi znajomo, prawda? Narzucili narzędzia, musimy się ich uczyć i stosować, bez dyskusji. No i mamy nasz Heńkowy system operacyjny. Tak bardzo pospolity, wdrożeniowy C H A O S.

ZDROWY ROZSĄDEK PRZEDE WSZYSTKIM
Rozczarowani? Niepotrzebnie. Osobiście wyznaję zasadę, że lean to po prostu oparta na identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa porcja zdrowego rozsądku. Znajdźcie marnotrawstwo, a narzędzia dostaniecie w prezencie. Nie usprawniajcie na siłę, nie chodzi o to, żeby coś zmienić dla zasady, bo inni tak robią. W pierwszej kolejności zrozumcie, co stanowi wartość dodaną, a co jest marnotrawstwem w procesie. Od tego rozpoczyna się kwestionowanie status quo, zadawanie pytań i szukanie odpowiedzi.

A jeśli już szukacie wskazówek i odpowiednich narzędzi lub zależy Wam, żeby temat wyglądał nowocześnie, to zabierzcie do GEMBA kamerę. Nagrajcie, jak wygląda praca, albo poproście pracowników, żeby siebie nagrali, a później razem pooglądajcie i zastanówcie się, co tu nie pasuje. Kamera to jeden z najlepszych sposobów na wyciąganie wniosków, pod warunkiem, że nie będziecie obwiniać ludzi za ewentualne błędy.

ODLOTOWE USPRAWNIENIE
Jeśli jeszcze nie jesteście przekonani, że lean to nie narzędzia, to usiądźcie wygodnie i wyobraźcie sobie”¦ hangar na lotnisku. Jednym z kluczowych momentów przeglądu samolotu, który trwa ok. 12-16 godzin, jest wjazd maszyny do hali. Takie wprowadzenie samolotu może zająć nawet 30-45 minut. Latacie, więc wiecie, że są takie miejsca na powierzchni skrzydeł, po których nie wolno stąpać. Dlatego mechanicy, niczym Tom Cruise w Mission Impossible, opuszczają się w dół na linach, aby zawisnąć tuż nad skrzydłami. I obserwujemy taką oto sytuację. Liny podpięte, pracownicy szykują się do zwisu (jejku, jak to brzmi, ale serio, to tak wygląda). Nagle wjeżdża samolot, a chłopaki niczym antyterroryści, przygotowują się do zajęcia prawidłowych pozycji. Aż tu nagle jeden z mechaników ostentacyjnie kręci głową, wyrażając swoje niezadowolenie. Okazuje się, że samolot został wprowadzony niesymetrycznie. I zwisający na linach ludzie znajdują się na nieodpowiednich pozycjach.

Dają znać, że trzeba zacząć od nowa. Obsługujący maszynę wycofuje ją, aby spróbować raz jeszcze precyzyjnie wstrzelić się w sam środek. Manewr trwa już dobre kilkadziesiąt minut.
– Trzeba namalować prostą, białą linię na środku – stwierdza w końcu któryś z pracowników.
– Faktycznie, trzeba! – potwierdza ktoś inny.

Jeszcze tego samego dnia organizują białą farbę i przygotowują szablony. Malują linię w każdym z kilku slotów przeglądowych. Uwijają się z tym w pół godziny na sztukę. Nazajutrz wprowadzający samolot nie może uwierzyć własnym oczom. Swój zachwyt wyraża, unosząc w górę kciuk lewej dłoni. Bezbłędnie trafia w środek, a cały manewr trwa ok. 10 minut. Mechanicy dostali „lajka”, a starszy pan podsumowuje:
– Dwadzieścia lat powtarzałem, żeby tak zrobić.

Później kupili maszynę do malowania linii. Dosłownie wyrywali ją sobie z rąk. Każdy chciał malować. Jaki z tego wniosek? Jeśli wykażesz się cierpliwością, zwrócisz się do ludzi z należnym im szacunkiem i nie poddasz się przy pierwszym oporze, to odwdzięczą Ci się postawą, jakiej się nie spodziewałeś. To naprawdę warte zachodu.

OKO NA ZMIANY
Tak jak wspominałem, kamera jest bezlitosna dla marnotrawstwa, bo wszystko rejestruje. To jedno z najlepszych narzędzi do budowania świadomości załogi. Powiecie pewnie, że niewielu zgodzi się na takie „podglądanie”. Tak rzeczywiście będzie, jeśli Waszą intencją będzie udowodnienie ludziom, że żle pracują. Wystarczy nie obwiniać ich za problemy, tylko pomagać im je usuwać. To działa, uwierzcie mi, praktykujemy to od lat.

Dlaczego w takim razie większość firm doradczych oferuje wdrażanie narzędzi? A jak myślicie, kto byłby skłonny zapłacić za zdrowy rozsądek? To jak przyznanie się do błędu i zaakceptowanie, że ja, menedżer, mogę czegoś nie wiedzieć.

I jak? Nadal uważacie, że lean to zestaw narzędzi? Ciekawi kolejnych mitów?

Do zobaczenia za tydzień.
Radek