Jaki poziom dojrzałości LEAN ma Twoja firma?

Kochani!
Doskonalenie, doskonalenie, doskonalenie”¦ Robimy wszystko, by doskonalić się ciągle i z efektami. Po to jest strategia lean. Po to angażujemy wszystkich w firmie, by robić to wspólnie. Jak jednak sprawdzić, gdzie jesteśmy i na jakim poziomie jest nasze doskonalenie? Czy nasza firma jest już na tyle dojrzała, by rozwinąć dalej skrzydła? Dzisiaj pokażę Wam, jak to sprawdzić.

Pracownik napotyka 100 problemów w ciągu dnia
Podczas omawiania piątego kroku strategii lean – „Normalna praca” i eliminacji piątej patologii biznesowej „Doskonalenie przeszkadza biznesowi” pokazałem Wam, że praca + lean to taki proces, w którym dodajemy wartość i równolegle się doskonalimy. Po prostu pracujemy i co jakiś czas zatrzymujemy się, by porozmawiać o tym, co możemy zrobić lepiej. Z tym że nie jest to rozmowa o pomysłach, tylko o konkretnych problemach, które zakłócają przepływ pracy.

To o tyle istotne, że w ciągu ośmiu godzin każdy pracownik boryka się z ponad 100 przypadkami różnego rodzaju zakłóceń i nieplanowanych przerw w pracy!!! Wyobrażacie to sobie? Sto razy ręka do góry, sto razy „dziękuję za problem”, sto razy „zobaczmy, jak możemy go rozwiązać” i to na każdego pracownika. To naprawdę idealna sytuacja, która na dziś zdaje się funkcjonować jedynie w japońskiej rzeczywistości.

Częste kwestionowanie STATUS QUO
Jak jednak rozpoznać poziom dojrzałości organizacji w kontekście lean? W mojej opinii zależy to od częstotliwości cyklu doskonalenia, to znaczy, jak często identyfikujemy i eliminujemy marnotrawstwo. Im częściej będziemy się doskonalić, tym bardziej jesteśmy lean. A to z kolei zależy wprost od tego, jak często sprawdzamy, jak nam idzie.

Pamiętajcie jednak, że to moje subiektywne podejście do dojrzałości lean w organizacji. Powszechne podejścia traktują ten temat w kontekście zaawansowania narzędzi lean, np. poziomu 5S w organizacji. Ja natomiast podzieliłem sobie dojrzałość lean na cztery poziomy uzależnione od tego, jak często kwestionujemy status quo, czyli od częstotliwości cyklu doskonalenia:

CEL -> WYNIK -> DOSKONALENIE (PROBLEM, PRZYCZYNĘ ROZWIĄZANIE).

Zresztą, sami zobaczcie, jak to wygląda.

4 POZIOMY DOJRZAŁOŚCI LEAN
Poziom 1. Doskonalenie przeszkadza biznesowi: Incydentalne usprawnienia WŁĄCZ -> WYŁĄCZ
Mówiąc wprost, takie podejście sprawia najczęściej, że 9 na 10 prób wdrożenia ciągłego doskonalenia nie udaje się! Poziom ten bardzo często charakteryzuje się pracą w projektach, wdrażaniem narzędzi na siłę, szkoleniami w salach, decyzjami o usprawnieniach poza GEMBA oraz narzucaniem zmian pracownikom. Niestety większość przypadków wdrażania lean w naszym kraju ogranicza się do realizowanych „na boku” projektów.

Tymczasem lean nie da się wdrożyć, lean można się jedynie stać.

Poziom 2. Doskonalenie dzień po dniu: CEL -> WYNIK -> KAIZEN
Doskonalenie nie ma tutaj charakteru incydentalnego. Najczęściej codzienny cykl doskonalenia jest realizowany podczas tzw. odpraw pracowniczych (ang. boardmeetings). Zwróćcie uwagę, że jest to równieć pewien sposób doskonalenia włącz/wyłącz. Wszystko odbywa się regularnie, zawsze o tej samej godzinie, zawsze według standardowej agendy, zawsze w GEMBA i zawsze według ustalonej struktury cyklu doskonalenia CEL -> WYNIK -> PROBLEM. Niezbędnym elementem całej układanki jest tutaj zarządzanie wizualne.

Poniżej przykład takiej tablicy z naszej firmy. Zwróćcie też uwagę, na to, co znajduje się po lewej stronie. To rury służące do cotygodniowego badania satysfakcji z pracy.

Poziom 3. Dodane doskonalenie dzień po dniu + godzina po godzinie CEL -> WYNIK -> PROBLEM
Po około sześciu miesiącach od rozpoczęcia systemu „dzień po dniu” możemy przejść kolejny krok i osiągnąć wyższy poziom dojrzałości lean „godzina po godzinie”. Uda się to pod warunkiem, że wszystkie tablice dziennie i tygodniowe będą działać w określonym cyklu, a model doskonalenia i model zarządzania będą stosowane przez wszystkich bez wyjątku.

Na zdjęciu poniżej możecie zobaczyć, jak wygląda taka tablica „godzina po godzinie” inaczej „Hour by Hour”, w kontekście wizualizowania wyników pracy każdego z członków zespołu.

Poziom 4. Dodane doskonalenie tu i teraz: STANDARD -> ODSTĘPSTWO OD STANDARDU -> KAIZEN
Poziom czwarty dojrzałości lean to najwyższy stopień wtajemniczenia do ciągłego rozwiązywania problemów, ponieważ dzieje się on nie tylko „dzień po dniu”, czy też „godzina po godzinie”, ale przede wszystkim tu i teraz. Odwołując się do swojego doświadczenia, mogę powiedzieć, że dojście do takiego poziomu doskonalenia, gdzie problemy są zgłaszane przez pracowników za każdym razem, kiedy tylko występują, to minimum 10 lat. Pracownik dodający wartość powinien podnieść rękę do góry nie tylko wtedy, gdy zauważy problem, ale za każdym razem, gdy wystąpiło jakiekolwiek odstępstwo od standardu. Dlatego cykl doskonalenia w tym przypadku nazywam: STANDARD -> ODSTĘPSTWO -> KAIZEN, a warunkiem koniecznym do tego poziomu jest posiadanie nie tylko wizualnych tablic, ale również wizualnych procesów.

Jeśli chcecie dokładnie przeanalizować każdy z tych etapów to opisałem je w rozdziale 10 mojej książki Strategia LEAN. Dlaczego w WIELKICH firmach ludzie nie mogą doczekać się PONIEDZIAŁKÓW.

OSIĄGNIJ MISTRZOSTWO I DOPIERO IDŹ DALEJ
Powyżej możecie zobaczyć, jak świetne rozwiązanie opracował jeden z naszych klientów – Infosys. Stworzyli Cognitive Center – pomieszczenie, gdzie kształci się liderów w zakresie zarządzania wizualnego – standardów Leadership 734, jakie obowiązują w firmie. Ciągłe doskonalenie to podstawa.

I co o tym sądzicie? Jestem bardzo ciekaw Waszej opinii.

Przechodźcie po kolei przez poszczególne poziomy wtajemniczenia. Pamiętajcie o tym, że stawanie się lean to chodzenie po schodach, a nie jazda windą. Dwa kroki do przodu, jeden do tyłu. Z incydentalnego, projektowego doskonalenia przechodzimy na doskonalenie dzień po dniu, a następnie, ale najszybciej po około pół roku, dołączamy doskonalenie godzina po godzinie, a gdy to wejdzie nam w krew, zaczynamy eksperymentować z doskonaleniem tu i teraz. Przy czym przechodząc z poziomu drugiego na trzeci, nie rezygnujemy wcale z codziennych odpraw, ale uzupełniamy je podczas zbierania problemów „godzina po godzinie”. Przechodząc z poziomu trzeciego na czwarty, również nie rezygnujemy z codziennych odpraw ani z systemu „godzina po godzinie”, lecz uzupełniamy je o doskonalenie tu i teraz.

W ten sposób jesteśmy coraz lepsi zarówno w identyfikacji, jak i eliminacji marnotrawstwa.

Najpierw jednak, należy osiągnąć mistrzostwo w jednym poziomie, by móc przejść do kolejnego.
Oczywiście nikt Was nie namawia, żeby osiągnąć mistrzostwo w incydentalnym doskonaleniu.

Powodzenia i do zobaczenia za tydzień!
Radek