Jak stać się LEAN?

Cześć!
Czy wiecie, że aż 24% problemów, które frustrują polskich pracowników jest zgłaszanych po godzinach pracy i w weekendy*? Taki wynik może wydać się zaskakujący, ale dobitnie dowodzi, że jednak zależy im na tym, by firmy, w których spędzają spory kawałek swojego życia stawały się lepszym miejscem pracy dla nich i miały lepszą pozycję na rynku. Nie bez powodu o tym wspominam, bo od pracowników wiele się zaczyna.

Pamiętacie zapewne, że w naszych badaniach (Ogólnopolskie Badanie Satysfakcji z Pracy LEANPASSION 2018) jednym z najważniejszych czynników zapewniających satysfakcję z pracy jest właśnie możliwość zgłaszania i rozwiązywania problemów (64%), zaraz za dobrym liderem, który tworzy przyjazną atmosferę, i atrakcyjnym wynagrodzeniem. Okazuje się, że wystarczy dać możliwość zasygnalizowania problemu i zapytać ludzi, jak chcieliby go rozwiązać, żeby poprawić sytuację w firmie. Na początek jednak spróbujmy skupić się na”¦ zdrowym rozsądku. Od czego zacząć? Od sprawdzenia, czym faktycznie LEAN nie jest.
_{*dane pochodzą z aplikacji Sherlock Waste}

CZY MOŻNA WDROŻYĆ”¦ ZDROWY ROZSĄDEK?
Większości z nas wydaje się, że skutecznie doskonalić firmę mogą tylko kosztowne projekty i złożone wdrożenia. Wtedy wygląda to poważnie i profesjonalnie. A zdrowy rozsądek? No cóż, to zbyt oczywiste, zbyt proste. Właśnie dlatego tak wielu nie dowierza skuteczności lean. Wydaje im się nieprawdopodobne, że aby wyeliminować marnotrastwo, wystarczy zadawać dobre pytania, a następnie stworzyć warunki do tego, by je wyeliminować. Bo przecież rolą liderów w lean jest nauczanie ludzi, jak się mają uczyć.

Lean trzeba się stać
„Powiedz mi, a zapomnę. Pokaż, a zapamiętam. Pozwól mi zrobić, a zrozumiem”. Te słowa Konfucjusza upodobał sobie Benjamin Franklin. Później tezę tę potwierdziły liczne badania naukowe. Wszelkie nasze umiejętności tylko w 10% pochodzą ze szkoleń, w 20% z nieformalnych rozmów, a cała reszta – aż 70% – to efekt zdobytych doświadczeń. Przeanalizujcie swoje umiejętności. Prześledźcie w pamięci, jak je zyskaliście? Wszystko się zgadza, prawda?

W lean potwierdza się to w jeszcze większym stopniu! Osobiście nie przepadam za określeniem „wdrożyć lean”. Żeby być lean, trzeba stać się lean. Ćwiczyć, praktykować, eksperymentować każdego dnia. Żeby się nauczyć, trzeba trenować. Często podaję jako przykład naukę jazdy na nartach. Nie nauczysz się szusować, przyglądając się, jak inni to robią. Możesz sobie kupić najdroższy sprzęt i markowy kombinezon. Możesz wynająć najlepszego instruktora. Ale jeśli nie wyjdziesz na stok, niczego się nie nauczysz. I nie od razu będziesz jak Alberto Tomba. Musisz założyć, że wiele razy się przewrócisz. Ale z każdego upadku wyciągniesz jakieś wnioski. Za ostro wjechałeś w muldę? Zbyt dynamicznie skręciłeś? Przejechałeś po lodzie?

Sam parę takich muld w życiu zaliczyłem, ucząc się na własnych błędach. Nabrałem doświadczenia, ale zdaję sobie sprawę, że wiele jeszcze przede mną. Historia zatoczyła koło. Wracam do zdrowego rozsądku i pracy bezpośrednio przy procesie, w innej roli. To nie ja zadaję pytania, lecz inspiruję innych, by je zadawali. Dzięki temu pracownicy mają wpływ na rozwiązywanie problemów i rozwój firmy. Jeśli nie mają takiej możliwości, to szybko dochodzi do zniechęcenia i frustracji.

CO NAS FRUSTRUJE W PRACY?
Już wiecie, że w Leanpassion lubimy wszystko badać i mierzyć, a temat relacji pracownik-lider jest dla nas ogromnie ważny. Dlatego od półtora roku nasza aplikacja Sherlock Waste (dowiedź się więcej o skuteczności Sherlock Waste TUTAJ) zbiera dane na temat problemów, które irytują pracowników z różnych sektorów i branż. Do tej pory zgłoszono ponad 10 tysięcy problemów z ponad 30 firm. Dzięki analizie danych udało się wyodrębnić pięć głównych kategorii problemów, które najbardziej przeszkadzają Polakom w pracy. Są to:

1. Nadmierna biurokracja* (26%)
2. Szukanie i wyjaśnianie** (21%)
3. Nieefektywne procesy i systemy*** (20%)
4. Atmosfera i środowisko pracy (12%)
5. Organizacja miejsca pracy (11%)
_{*rozumiana jako nadmierna liczba dokumentów, długi obieg dokumentacji
**szukanie i wyjaśnianie niepełnych lub nieprawidłowo przekazanych informacji od współpracowników czy przełożonego, by zrealizować powierzone zadanie
*** rozumiane jako błędy związane z nieprawidłowo funkcjonującą technologią (np. komputery, systemy) lub tymi samymi czynnościami, które trzeba wykonać dwa razy}

Ciekawym przykładem jest branża produkcyjna, gdzie aż 21% problemów wiąże się bezpośrednio z ergonomią i narzędziami przypisanymi stanowisku pracy. Zwykle są to drobiazgi. Rozwiązanie tych problemów nie jest ani trudne, ani kosztowne. Bardzo często jest w zasięgu decyzji bezpośredniego przełożonego.

W przypadku aplikacji Sherlock Waste każdy pracownik może użyć przycisku „Mam tak samo” i potwierdzić występowanie problemu, który należy pilnie rozwiązać. A od propozycji i pomysłów pracowników już tylko krok dzieli nas od tego, by zmienić frustrację w innowację! Proste, prawda? Aplikacja to oczywiście duże ułatwienie, ale, Drodzy Menedżerowie, warto pójść do GEMBĘ sprawdzić jak przebiega tam praca i zapytać swoich pracowników o ich problemy. Zobaczycie wtedy, że lean może wyglądać zupełnie inaczej”¦

PIĘĆ MITÓW NA TEMAT LEAN
Skoro wiemy już, co może frustrować naszych pracowników, jak ważne jest, by sprawdzać osobiście, z czym mają problemy i pytać ich o rozwiązanie. Skoro wiemy też, że LEAN trzeba się stać, a nie WDRAŻAĆ, by mądrze korzystać z tej metodologii, to przyszedł czas na obiecane MITY. Przedstawiam Wam poniżej zdefiniowane przez nas PIĘĆ MITÓW NA TEMAT LEAN:

MIT NR 1 – LEAN TO ZESTAW NARZĘDZI
MIT NR 2 – LEAN TO SZKOLENIA
MIT NR 3 – LEAN TO PRACOWAĆ SZYBCIEJ
MIT NR 4 – LEAN TO SPECJALNY ZESPÓŁ
MIT NR 5 – LEAN TO PROJEKT

Zaintrygowani? Mam nadzieję!
Dokładnie omówimy je w kolejnych odcinkach.

Do zobaczenia za tydzień.
Radek